Wynagrodzenia w praktyce #3 transparentność, a system płac w organizacji

Czy transparentność oznacza przezroczystość? To, że możemy zajrzeć do środka organizacji, przyjrzeć się z bliska systemowi płac, poznać zarobki pracowników, zasady premiowania, odkryć konkretne liczby? Takie przekonania można usłyszeć podczas rozmów o unijnej dyrektywie ws. jawności wynagrodzeń. HR-owcy i Comp&Benowcy mają równie dużo pracy, co wątpliwości do wprowadzanych zmian. W poniższym wpisie blogowym bierzemy na celownik transparentność. Jak stworzyć w firmie przejrzysty system płac?

Z czym kojarzy nam się transparentność? W kontekście unijnej dyrektywy dotyczącej jawności wynagrodzeń często transparentność odbierana jest jako atak na niezależność organizacji, ograniczenie swobody, wymóg, który ma pozbawiać prawa do autonomicznych decyzji, obnażyć konkretne kwoty, ukazać nierówności w systemie płac, a w rezultacie… przekazać do rynku informacje “firma X płaci Mirkowi tyle i tyle, a Małgorzacie tyle” lub “oni płacą poniżej średniej, nie warto u nich pracować”.

Dla mnie, jako wynagrodzeniowca, transparentność to przejrzyste reguły gry, które są dobrze skomunikowane. A w praktyce? Dzięki transparentności jako szef/lider/HR-owiec rozumiem, co jest w środku mojego systemu wynagrodzeń i potrafię to ludziom przejrzyście wytłumaczyć.

“Co w takim razie dokładnie zmieni wprowadzenie dyrektywy ws. jawności wynagrodzeń?” – zapytasz. Chętnie odpowiem!

Z tego tekstu dowiesz się:

• co dokładnie zakłada unijna dyrektywa ws. jawności wynagrodzeń i jak wpływa na transparentność w organizacji,
• jak rozpocząć wdrażanie unijnych wymogów w systemie płac,
• czy warto mapować/wartościować stanowiska,
• jaki wpływ na transparentność ma tworzenie siatki wynagrodzeń i systemu płac,
• na jakim etapie warto określić widełki płacowe.

Nie taka transparentność straszna, jak ją malują

Unijna dyrektywa zakłada cztery najważniejsze punkty:

• obowiązek zamieszczenia widełek płacowych lub minimalnego wynagrodzenia per stanowisko lub poinformowania przed pierwszą rozmową o tychże widełkach/minimalnej płacy,
  
• raportowanie o różnicy wynagrodzeń kobiet i mężczyzn dla firm powyżej 100 osób, czyli tzw. pay gap/ pay gender gap ,
  
• przekazywanie informacji o średnim poziomie zarobków w firmie na danym stanowisku,
  
• pracodawcy nie mogą pytać pracowników o historię wynagradzania.

Przyznasz, że ujawnienie takich informacji nie jest tak ryzykowne, jak się wydaje? A na pewno mniej niż plotki i dyskretna wymiany konkretniejszych informacji na korytarzu.

Jak przygotować się do zmian w systemie płac?

Dobra informacja jest taka, że zmiany związane z jawnością wynagrodzeń nie wchodzą w życie z dnia na dzień. Po opublikowaniu dyrektywy unijnej, jako państwo członkowskie, będziemy mieli trzy lata na przeniesienie wymogów tego dokumentu na szczegółowe zapisy prawa krajowego. Jest więc czas na oddech i odpowiednie przygotowanie.

Warto np. przeprowadzić wewnętrzny audyt, sprawdzić stan faktyczny – określić nasze zaplecze: np. czy mamy w organizacji wypracowaną siatkę płac, zbieramy dane i wykorzystujemy wskaźniki HR. A może zaczynamy od zera, a porównań będziemy szukać w rynkowym benchmarku? To ważne informacje, żeby w ogóle zacząć myśleć o transparentnych systemach płac.

“Chcę” czy “muszę”? Czyli po co mi transparentność

Jest to jednak dobry pretekst, by zastanowić się w ogóle nad celem transparentności. Zanim zajmiemy dopasowaniem polityki wynagrodzeniowej do obowiązującej legislacji, warto przyjrzeć się aktualnym, bardzo silnym trendom kulturowym, które warunkują te zmiany. Przejrzyste i jasne warunki zatrudnienia stają się dziś potrzebne i… modne. Szczególnie najmłodsze pokolenie na rynku pracy, tj. pokolenie Z, ceni sobie te wartości i potrafi zrezygnować z pracy, w której nie ma uczciwych, przejrzystych zasad współpracy.

Bardzo dużo zależy od kultury organizacyjnej firmy, autentycznego, kompleksowego podejścia i chęci wprowadzenia zmian na poziomie świadomości całej organizacji – od prezesa, członków zarządu po najniższe stanowiska w firmie.

No dobrze. Więc od czego zacząć, gdy jako HR-owca czeka Cię praca u podstaw?

Transparentny system wynagrodzeń: manual dla HR-owców

Jak krok po kroku wdrażać transparentność w organizacji? Poniżej znajdziesz poszczególne wskazówki z krótkim opisem. Uwaga – kolejność ma znaczenie!

Transparentność krok 1 – Analiza stanowisk

W pierwszej kolejności najlepiej sprawdzić, jakie w ogóle mamy stanowiska. Wyłapujemy więc wszystkie pojedyncze stanowiska, sprawdzamy spójność nazewnictwa. Ten etap to, mówiąc wprost, generalne porządki. Upraszczamy i wyrzucamy to, co niepotrzebne.

Transparentność krok 2 – Mapowanie i wartościowanie stanowisk

Polega na uspójnieniu nazw stanowisk i porównaniu ich ze sobą. Ustawienie ich w hierarchii. Metoda mapowania pozwala nam głównie przyrównać do danych rynkowych, mniej skupia się na wewnętrznym porządku, a hierarchia powstaje na bazie zewnętrznych benchmarków. To dobre i szybkie rozwiązanie, jak ma się dosyć standardowe stanowiska.  Pełne wartościowanie pozwala nam stworzyć bardzo precyzyjny obraz naszej organizacji i ustawić stanowiska w hierarchii. Nawet kiedy pozornie są nieporównywalne ze sobą i specyficzne dla naszej organizacji.

Transparentność krok 3 – Hierarchia stanowisk i tabela zaszeregowań

Dzięki zaszeregowaniu różne stanowiska są pogrupowane według tych samych kryteriów, zakładających np, wiedzę, doświadczenie, odpowiedzialność. To pozwala na odpowiednie porównanie się do rynku i jest fundamentem tworzenia siatki płac. Pozwala to porównywać płace na równorzędnych stanowiskach, czyli np. raportować o pay gender gap czy informować o średnim wynagrodzeniu na danym stanowisku.

Transparentność krok 4 – Widełki

Przypisujemy widełki dla każdego poziomu. Tak! Dopiero na tym etapie. Pozwala to uchwycić średnie zarobki dla większej grupy pracowników, nie dla każdego stanowiska. W efekcie porządkujemy siatkę płac. To fundament działań związanych z transparentnością. Na tej bazie możemy zbudować zasady: jak podchodzimy do podwyżek, jak tłumaczymy pracownikom, dlaczego taka płaca jest na takim poziomie zaszeregowania itd.

Tworzenie transparentnego systemu płac to proces

Oczywiście każdy z tych kroków wymaga czasu. Nic nie zadzieje się z dnia na dzień. Im większa organizacja i więcej stanowisk, tym bardziej czasochłonne oraz angażujące staje się to zadanie. Najważniejsze jednak, by zacząć, stworzyć pewną bazę, ujednolicić i uspójnić stanowiska. Dzięki temu łatwiej mapować i wartościować, a na koniec odnieść się do standardów rynkowych. Jak? Można to zrobić bez generowania wysokich kosztów. Podpowiedź znajdziesz poniżej.

Źródła, z których możesz czerpać, kiedy brakuje budżetu na drogie badania rynku wynagradzania:

• rozmowy z kandydatami
• dane z firm rekrutacyjnych
• własny network branżowy (to bardzo cenne, a rzadko uruchamiane źródło wiedzy z pierwszej ręki; czyli po prostu zapytaj kolegę/koleżankę z branży)
• exit interview
• darmowe raporty płacowe (sprawdzajmy tylko dokładnie, skąd pochodzą dane. Co innego powiedzą nam dane o stawkach zakontraktowanych kandydatów, bo przecież to są Ci, na których nam potencjalnie najbardziej zależało)
• Profesjonalni dostawcy raportów – możemy pozyskać dane od lokalnych providerów albo globalne raporty (warto z nimi porozmawiać, nawet jeśli dysponujemy małym budżetem. Może się okazać, że są odpowiednie rozwiązania lub np. w zamian za zasilenie bazy danych dostaniemy mini raport);

Zdecydowanie łatwiej funkcjonować w rzeczywistości, w której znamy obowiązujące nas reguły. Porządki w polityce wynagrodzeniowej nigdy nie są łatwe. Wymagają od nas dużego zaangażowania i sumiennej pracy. Wiążą się też z trudnymi rozmowami z pracownikami, edukacją liderów w tym zakresie, negocjacjami z zarządem, stroną społęczną. Jednak wypracowanie jasnych zasad wynagradzania ułatwia życie w przyszłości. Nie tylko w przypadku rozmów o podwyżkach i awansach, ale również podczas rekrutacji oraz…przy wdrażaniu zapisów unijnej dyrektywy w życie organizacji.

Jeżeli potrzebujesz eksperckiego wsparcia w zakresie Comp&Ben – skontaktuj się z nami.

Piotr Cwalina

***

WNCL – to butikowa firma doradcza wyspecjalizowana w strategicznym zarządzaniu HR. Dzięki swojemu doświadczeniu i wiedzy zapewnia biznesowi wsparcie w osiąganiu wyznaczonych celów w obszarze zarządzania ludźmi. Projektuje i wdraża rozwiązania, które pomagają firmom różnej wielkości i z różnych branż skutecznie rozwiązywać problemy biznesowe. Fundamentem marki WNCL i jej misją jest zmienianie świata poprzez wdrażanie najlepszych rozwiązań HR, wzmacnianie organizacji oraz zwiększenie dobrostanu pracowników. Zespół WNCL tworzą Iwona Wencel (założycielka i prezeska), Piotr Cwalina (partner) i Anna Grzywaczyk (partnerka).